Politique de confidentialité
L'Université Victor Hugo est responsable des traitements de données personnelles décrits ci-dessous. Nous ne collectons que les données nécessaires et ne les vendons ni ne les cédons à des fins commerciales.
Traitements
| Traitement | Finalité | Base légale | Destinataires | Conservation |
|---|---|---|---|---|
| Candidature et admission | Instruire les candidatures aux formations (dossier, pièces, commission, réponse) | Mission d'intérêt public | Scolarité, commission pédagogique de la formation | Candidatures non retenues, abandonnées ou brouillons : 1 an ; comptes sans candidature : 1 an ; comptes jamais activés : 30 jours |
| Carte étudiante, cantine et bibliothèque | Éditer la carte à puce, débiter la cantine, prêter les documents | Mission d'intérêt public ; exécution du contrat (cantine) | Scolarité, restaurant universitaire, bibliothèque | Mouvements du porte-monnaie : 10 ans (comptabilité) ; carte : durée de validité + 1 an |
| Dossier étudiant (inscription, scolarité) | Inscrire, suivre la scolarité, délivrer les diplômes | Mission d'intérêt public | Scolarité, enseignants (leurs étudiants), ministère (SISE) | Anciens étudiants sans diplôme : identité anonymisée 5 ans après la dernière inscription ; notes conservées sous forme pseudonymisée ; diplômes : 50 ans |
| Journal d'audit des modifications | Tracer les modifications de dossiers (notes, inscriptions…) | Obligation légale (sécurité des données) | Direction du système d'information | 3 ans |
| Journal des accès aux dossiers | Détecter et prouver les accès abusifs aux données personnelles | Obligation légale (sécurité des données) | DPO, direction du système d'information | 1 an |
| Paiement, CVEC, bourses et exonérations | Encaisser les droits d'inscription, contrôler la CVEC, accorder les exonérations | Mission d'intérêt public ; obligation légale | Scolarité, agence comptable, opérateur de paiement | Pièces justificatives : 400 jours après le dépôt ; écritures de paiement : 10 ans (obligation comptable) |
| Personnels enseignants : service et heures | Calculer le service, les heures complémentaires et préparer la paie | Obligation légale ; mission d'intérêt public | Scolarité, direction des ressources humaines | 5 ans après la fin de l'année concernée (pièces de paie : durée fixée par la DRH) |
| Pièces justificatives d'inscription | Contrôler les pièces nécessaires à l'inscription administrative | Mission d'intérêt public ; obligation légale | Scolarité | Pièces effacées 400 jours après le dépôt |
| Stages et alternance | Établir et signer les conventions, suivre les tuteurs, évaluer | Mission d'intérêt public | Scolarité, référent pédagogique, organisme d'accueil | Conventions : 5 ans après la fin du stage |
| Suivi du devenir des diplômés | Mesurer l'insertion professionnelle et la poursuite d'études | Mission d'intérêt public ; consentement pour le contact ultérieur | Scolarité, observatoire (statistiques anonymes) | Réponses : 5 ans ; les statistiques publiées sont anonymes |
Vos droits
Vous pouvez demander l'accès, la rectification, l'effacement (dans les limites des obligations légales de conservation), la limitation ou l'opposition au traitement de vos données, en écrivant au délégué à la protection des données : dpo@uvh.example. Une pièce d'identité peut être demandée pour vérifier votre identité.
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Sécurité
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